Perheneuvosto
– perheen ja yrityksen hyväksi
Perheyrityspalvelut
ALKUSANAT
Sisällysluettelo ALKUSANAT 3 1. JOHDANTO 4 2. PERHE 5 2.1. Sukupuu ja perheenjäsenten roolit 2.2. Perhe yrityksen omistajana
5 6
3. OMISTAJA- JA PERHENEUVOSTO 7 3.1. Lähtökohdat 7 3.2. Omistajaneuvoston tehtävät 8 3.3. Perheneuvoston tehtävät 9 3.4. Rakenne ja kokoonpano 10 3.5. Kokoukset 10 3.6. Toiminnan rahoitus 11
4. PERHEEN KÄSIKIRJA
12
4.1. Tavoitteet 12 4.2. Laatimisen prosessi 13 4.3. Päätöksenteko 14 4.4. Sisältö 15 4.4.1. Identiteetti 16 4.4.2. Omistaminen 17 4.4.3. Perheen hallinta 18 4.4.4. Perheenjäsenen työskentely yrityksessä 19 4.4.5. Sukupolvenvaihdos 20
Lopuksi 21 KIRJALLISUUTTA 22
Tämä työkirja sai alkunsa keväällä 2011, kun Perheyritysten liiton perheneuvostovalmennukseen osallistuneet toivoivat kirjallisia, konkreettisia neuvoja, miten perheneuvosto perustetaan ja miten sen toimintaa voidaan kehittää ja terävöittää. Työkirjan selkärankana on KTT Minna Tunkkari-Eskelisen ja itseni valmennuspäivää varten kokoama materiaali ja teemaan liittyvä kirjallisuus. Käytännön kokemuksia työkirjan sisältöön toi ohjausryhmä. Ohjausryhmässä olivat jäsenenä PwC:n partner Jan Holmberg, Oy Karl Fazer Ab:n omistajaneuvoston jäsen Lena Jungell ja Antti Ahlström Perilliset Oy:n Markus Saikku. Heillä kaikilla on monivuotista kokemusta perheneuvostotoiminnan arkisesta puurtamisesta. Kiitos ohjausryhmälle todellisen elämän muovaamista kommenteista! Työkirjan tarkoituksena on herättää perheessä keskustelua perheen organisoinnista, roolista ja tehtävistä perheyrityksen omistajaperheenä. Tavoitteena on, että perhe tuo lisäarvoa yritykselle ja yritys perheelle. Työkirjassa on paljon kysymyksiä, jotka auttavat omistajaperhettä hahmottamaan perheneuvoston toimintaa ja perheen käsikirjan sisältöä. Yhdessä keskustellen vastaukset löytyvät parhaiten ja samalla perheenjäsenet sitoutuvat yhteisiin päätöksiin. Joskus keskustelut etenevät paremmin, jos niitä vetää perheen ulkopuolinen asiantuntija. Ei ole olemassa helppoja tai oikeita vastauksia. Työkirjassa ei ole esimerkkejä yritysten perheen hallinnan organisoinnista tai perheen käsikirjojen sisällöistä. Pidimme ohjausryhmän kanssa tärkeänä, että perheet itse miettivät ja aktiivisesti keskustelevat teemoista, eivätkä kopioi muiden tekstejä. Näin perheneuvostosta tulee juuri teidän perheenne näköinen. Perheneuvoston perustaminen ja kehittäminen on prosessi, joka vie aikansa. Kaikkea ei tarvitse tehdä heti. Lopputulostakin tärkeämpi on itse prosessi. Antoisaa matkaa perheneuvostomaailmaan – aloita jo tänään! Helsingissä 17.2.2012
Krista Elo-Pärssinen Työkirjan kirjoittaja KTT, asiantuntija Krista Elo-Pärssinen on ollut mukana Perheyritysten liitto ry:n toiminnassa sen perustamisesta lähtien vuodesta 1997. Hänen väitöksensä käsitteli suurten suomalaisten perheyritysten omistajien arvoja ja yhteiskuntavastuullista toimintaa. Vuonna 2010 hän kirjoitti yhdessä PL:n viestintäpäällikkö Eveliina Talvitien kanssa perheyrittäjyydestä kertovan kirjan ”Perheyritys on enemmän”. Elo-Pärssinen toimii myös Perheyrityspalvelut Oy:n toimitusjohtajana. Perheyrityspalvelut Oy tuottaa valmennusohjelmia, konsultoi perheyrityksiä perheyrityksen omistamiseen ja jatkamiseen liittyvissä asioissa erityisesti perheen ja omistajan näkökulmasta sekä koordinoi perheyritysasiantuntijaverkostoa ja edistää perheyrittäjyyttä erilaisin julkaisuin.
1.
TEHTÄVÄ 1 Millainen perheyrityksenne on yritys-, omistus- ja hallintarakenteiltaan?
JOHDANTO
2.
Tämän käsikirjan tavoitteena on auttaa perheyrityksiä perheneuvostotoiminnan aloittamisessa ja kehittämisessä. Tässä yhteydessä sana perheneuvosto sisältää myös sukuneuvoston, joka on käytössä joissakin perheyrityksissä. Perheneuvostotoiminnan lähtökohtana on oman perheyrityksen määrittely yritys-, omistus- ja hallintarakenteiltaan. Saksalainen Intes (www.intes-online.de) on määritellyt rakenteiden eri vaiheet alla olevassa kuviossa1. Perheyritys voi olla omistusrakenteeltaan yhden ihmisen omistama, sisarusten tai serkusten omistama tai perhedynastia, jolloin omistajia on useita kymmeniä useammassa polvessa. Perheyrityksen hallinta voi olla täysin yhden ihmisen käsissä tai johdossa voi olla useampia perheenjäseniä. Jos operatiivisessa johdossa ei ole perheenjäseniä mukana, niin perheyritys on vain perheen hallitsema. Tällöin perheenjäsenet edustavat omistajia hallituksessa tai hallintoneuvostossa. Yritysrakenteeltaan yritys voi olla keskittynyt vain yhdelle tai diversifioitunut useammalle toimialalle. Perhe on voinut luopua perinteisestä liiketoiminnasta ja muuttua sijoitusyhtiöksi. Perheyritys voi olla yritys-, omistus- ja hallintarakenteeltaan eri vaiheissa. Eri vaiheiden haasteet ovat erilaisia. Yhden omistajan yritystä pitää johtaa ja hallita eri tavalla kuin serkusten omistamaa yritystä.
PERHE 2.1.
Sukupuu ja perheenjäsenten roolit
Perheyrityksellä on menneisyys, nykyisyys ja tulevaisuus. Tieto, mistä ollaan tulossa auttaa ymmärtämään tätä hetkeä ja suunnittelemaan tulevaisuutta. Sukupuun tutkiminen on tässä hyvä työkalu. Erilaiset elämäntavat, perhemallit ja arvot siirtyvät helposti huomaamatta vanhemmilta lapsille. Sukupuun tekemistä helpottavat erilaiset nettipohjaiset ohjelmat, esim. www.myheritage.com. Perheyrityksiin liittyy erilaisia rooleja, jotka liittyvät yritystoimintaan, omistajuuteen ja perheeseen (kuvio 2). Perheyrityssysteemin toimivuuden kannalta on tärkeää, että jokainen sisäistää oman roolinsa ja siihen kuuluvat vastuut ja oikeudet. Perheyrityksessä toimijalla voi olla useita rooleja (esim. omistajajohtaja-perheenjäsen) tai hän voi edustaa vain yhtä roolia (esim. omistaja). Erilaisten roolien yhteensovittamisessa on haasteita, koska rooleihin on sisäänrakennettu eri tavoitteita ja odotuksia. Perheenjäsenenä ihminen haluaa säilyttää hyvät perhesuhteet, mutta yrityksen johtajan roolissa hänen täytyy huomioida myös oma ammatillinen kehityksensä ja yrityksen menestys. Omistajana hän odottaa yritykseltä menestystä ja tuottoja pääomalle.
Tarve perheneuvoston toiminnalle on sitä suurempi, mitä laajemmalle omistus on levinnyt ja mitä kauempana omistajaperhe on yrityksen toiminnasta. Yrityksen toimialalla, koolla tai toimintatavoilla ei ole suurta merkitystä perheneuvostotoiminnalle. Hallitustyöskentelyn (corporate governance) on hyvä olla jäsentynyttä, ennen kuin kannattaa panostaa perheneuvostotoiminnan (family governance) kehittämiseen.
Omistajuus 3
4 Perhe 1
7
6
5 2 Yritys
Diversifioitunut yritys Keskittynyt yritys Yksinyrittäjä Yksinomistaja Sisarusten omistama
Omistajajohtoinen
Perheen johtama
Hallintarakenne Perheen hallitsema
Perheen omistama
Serkusten omistama Perhedynastia
Kuvio 1 Perheyrityksen 3-ulotteinen malli (Intes, 2010)
Kuvio 2 Perheyrityksen ympyrämalli (sovellettu Tagiuri & Davis, 1996)
5. 6. 7.
Yritysrakenne
Sijoitusyhtiö
1. 2. 3. 4.
Perheenjäsen Johtaja Omistaja Perheenjäsen ja omistaja Perheenjäsen johdossa Johtaja ja omistaja Perheenjäsen, omistaja ja johtaja
TEHTÄVÄ 2 Millainen on perheenne sukupuu?
TEHTÄVÄ 3 Miten perheenjäsenenne sijoittuvat perheyrityksen 3-ympyrämalliin? Missä rooleissa perheenjäsenenne ovat 5-10 vuoden päästä? Mitä eri vastuita ja oikeuksia kuuluu eri rooleihin?
TEHTÄVÄ 4 Ketkä ja millä kriteereillä kuuluvat perheyritysperheeseen?
2.2.
Perhe yrityksen omistajana
3.
Perheyrityksen menestyksen kannalta on tärkeää, että perheen ja yrityksen strategiat ovat linjassa ja tukevat toisiaan. Perheen on tuotava lisäarvoa yritykselle ja yrityksen perheelle. Perheellä on tärkeä rooli omistajuuden tarkoitusta ja tavoitteita määriteltäessä. Perheomistus on yrityksen voimavara. Yritys hyötyy perheen sitoutuneisuudesta. Perheen arvot toimivat yrityksen resurssina. Yhteinen perhehistoria värittää johtamiskulttuuria. Perheen ja yrityksen tulevaisuuden suunnittelu kulkevat rinta rinnan.
TEHTÄVÄ 5 Miten perheomistus näkyy yrityksessänne? Miten perheen ja yrityksen tulevaisuuden suunnittelu yhdessä toteutuu perheyrityksessänne?
Kaikki organisaatiot tarvitsevat suunnittelua selviytyäkseen ja kasvaakseen. Erityisesti omistuksen ollessa hajaantunut kolmanteen sukupolveen yrityksen suunnittelun rinnalle tarvitaan suunnittelua, miten perhe vaikuttaa yritykseen ja yritys perheeseen. Tällaisia kysymyksiä ovat mm. omistamisen rakenne, omistajien päätöksenteko, perheenjäsenten palkkaaminen ja palkitseminen, sukupolvenvaihdos, osingonjakopolitiikka jne.
Miten perheen ja yrityksen tulevaisuuden tarpeet kohtaavat perheyrityksessänne?
Carlock & Ward puhuvat perheen ja yrityksen samanaikaisesta suunnitteluprosessista, jossa on viisi toisiinsa liittyvää ja vaikuttavaa osiota: arvot, visio, strategia, investointi ja hallinta (kuvio 3.). Perheen arvojen tulee näkyä yrityksen kulttuurissa ja ohjata yrityksen toimintaa. Perheen visio yrityksen tulevaisuudesta antaa suunnan yritystoiminnan kehittämiselle. Suunnittelua tarvitaan myös perheenjäsenten osallistumiseen yrityksen strategioiden toteuttamiseen, esim. mitkä ovat eri roolien vaatimukset ja miten eri tehtäviin valitaan. Taloudellinen investointi voidaan käsittää kaksisuuntaisena: millaista taloudellista investointia yritys vaatii perheeltä ja mitä yritys tuottaa perheelle osinkoina. Taloudellisen pääoman lisäksi perhe tuo yritykseen sosiaalista ja osaamispääomaa. Perheen ja yrityksen hallinnan rakenteiden on tuettava päätöksentekoa ja varmistettava, että omistajaperhe ja johto tekevät toistensa kanssa linjassa olevia päätöksiä. Tässä työkirjassa keskitytään omistajaperheen päätöksenteon foorumeihin: omistaja- ja perheneuvostoon sekä perheen käsikirjaan, johon päätökset kannattaa kirjata.. Arvot
Visio
Strategia
Investointi
Hallinta
Perheen arvot
Perheen visio
Osallistumisstrategia
Osaamispääoma
Perheneuvosto
OMISTAJA- JA PERHENEUVOSTO 3.1.
Lähtökohdat
Perheneuvosto ja omistajaneuvosto ovat vailla juridista asemaa, mutta ne toimivat virallisia elimiä (yhtiökokous, hallitus) täydentävinä vuorovaikutuksen kanavina, erityisesti perheen kesken (kuvio 4). Jos neuvostoille halutaan virallinen asema, ne voivat toimia hallintoneuvostona. Neuvostojen perustamisen lähtökohtana on omistajan roolin ymmärtäminen sekä perheiden keskinäinen yhteydenpito. Neuvostot ovat parhaimmillaan kokonaisvaltaisia omistajuuteen sitouttavia foorumeja. Omistajaneuvoston tarkoituksena on omistajatahtotilan luominen ja vahvistaminen. Omistajan tahtotila on hyvä saattaa selkeästi kirjattuun muotoon sekä kaikkien osakkaiden, hallituksen ja yrityksen toimivan johdon tietoon. Perheneuvoston tarkoituksena on perheen vahvistaminen omistajaperheenä. Se yhdistää perheenjäsenet ja on siten suvun yhtenäisyyttä ylläpitävä ja edistävä keskustelufoorumi. Usein perheneuvostossa voidaan käsitellä myös omistajuuteen liittyviä asioita, jolloin omistajaneuvosto ei ole tarpeellinen. Eri foorumien olemassaoloa tärkeämpää on niiden toimiminen käytännössä. Eri foorumien pitää toimia yhteistyössä ja tiedonkulun pitää olla tehokasta, jotta tehtävä- ja roolijako säilyisivät selkeänä.
Perheneuvosto
PERHE
YRITYS Johtoryhmä
Hallitus
KUVIO 4. Perheyrityksen hallinnan eri foorumit Yrityskulttuuri
Yrityksen visio
Yritysstrategia
Taloudellinen pääoma
Hallitus
KUVIO 3 Perheen ja yrityksen suunnittelu yhdessä (Carlock & Ward, 2010)
Omistajaneuvosto
OMISTUS Yhtiökokous
TEHTÄVÄ 6 Millainen neuvostotoiminta on perheellenne tarkoituksenmukaisinta?
3.2.
Omistajaneuvoston tehtävät
Omistajien tahtotilan muotoileminen on omistajaneuvoston tärkein tehtävä. Sen lisäksi omistajaneuvostossa voidaan käsitellä yhtiön tapahtumia, tuloksia, perheen ja yrityksen arvoja sekä pohjustaa hallituksen jäsenten valintaa.
TEHTÄVÄ 7 Millainen on perheyrityksenne omistajien tahtotila?
Yritys- ja omistusrakenteen muutosprosessia koskevat omistajaperheen dialogit suositellaan käytäväksi strukturoidulla, hallitulla tavalla omistajaneuvostossa. Omistajaneuvosto ei ole päättävä elin, eikä se voi puuttua yrityksen toimintaan. Omistajaneuvostossa perheen sisäiselle keskustelulle tyypillisten tunteiden esiintulo on sallittua, jopa suotavaa. Mikäli perheenjäsenet ovat eri mieltä perheyrityksen tulevaisuuden suunnasta, on ehkä kaikkien osalta parasta, että perheenjäsenillä on mahdollisuus irrottautua yrityksestä. Omistajaneuvosto on luonteva paikka miettiä pelisääntöjä osakkeiden myymiselle.
3.3.
Perheneuvoston tehtävät
Perheneuvostoja tutkinut KTT Minna Tunkkari-Eskelinen määrittelee perheneuvoston seuraavasti: Suomalainen perheneuvosto on suvun ja perheiden yhtenäisyyttä ylläpitävä ja edistävä keskustelufoorumi, joka toimii virallisin kokouskäytännöin ja sosiaalistamisen keinoin perheyrityksen vastuullisen omistajuuden nimissä. Perheneuvoston tehtävät muuttuvat toimintaympäristön, yrityksen ja omistajasuvun muuttuessa. Perheneuvoston toiminnan painopiste on erilainen riippuen mm. yritystoiminnan rakenteesta , sukupolvenvaihdostilanteesta, omistajasuvun laajuudesta ja mukana olevien sukupolvien määrästä. Perheneuvoston tehtävänä on:
TEHTÄVÄ 8 Mitkä ovat tällä hetkellä perheneuvostonne tärkeimmät tehtävät? Miten eri tehtävät toteutuvat toiminnassanne?
• Tiedottaminen ja vuorovaikutus Vuorovaikutusta voi tehostaa esim. järjestämällä koko perheen sosiaalinen tapahtuma yhtiökokouksen yhteyteen. Muita sosiaalisia tapahtumia ovat esim. kesäpäivät, joulujuhlat, syntymäpäivät, rapujuhlat jne.
Omistajien tahtotila
Näissä tilaisuuksissa suvun jäsenet oppivat tuntemaan toisensa, tapaavat toisiaan ja siten yhteys suvun eri jäsenten välillä säilyy.
• Kuka saa omistaa? -- Aktiiviset/passiiviset omistajat -- Lunastuspykälät
• Sitouttaminen Realistinen kuva yrityksen toiminnasta auttaa ymmärtämään esimerkiksi omistamisen tietotarpeissa.
• Mitä omistamme? -- Yritys- ja omistusrakenteen muutosprosessit -- Yritystoiminnan kannattavuus ja riskitaso
Perheneuvostossa käsitellään esimerkiksi omistajien yhteistä tahtotilaa (vaihtoehtoisesti omistajaneuvosto), seuraajapolven valmennusta tai perheenjäsenten kilpailutilanteessa ilmeneviä ongelmia. Oikeanlainen henkisyys innostaa tulevia polvia mukaan.
• Miksi omistamme? -- Perintö, velvollisuus, tulonlähde
• Tradition välittäminen Perustajien perinteiden kunnioittaminen ja vaaliminen toteutuu perheneuvoston luomien erilaisten keinojen (sosiaaliset tapahtumat, koulutukset) välityksellä.
• Miten omistamme? -- Osinkoja vai investointeja • Miten siirrämme omistajuuden? -- Pelisäännöt omistajanvaihdokselle
• Sukupolvenvaihdos Perheneuvosto voi toimia valmentautumisen alustana perheyrityksen hallintojärjestelmän muuhun jäsenyyteen. Usein perheneuvosto koordinoi erilaisia valmennuksia ja koulutuksia.
• Miten omistajuudesta pääsee eroon? -- Pelisäännöt osakkeiden myymiselle
Perheneuvostotoiminnan kohderyhmänä ovat kaikki perheenjäsenet. Eri ikäkausina perheenjäsenet huomioidaan eri tavoin. Kuvio 6 antaa viitteitä, mitä tarjottavaa perheneuvostotoiminnalla on eri ikäisille.
Lapset ja nuoret mukana (sosiaaliset tapahtumat)
0 - 15 v.
Ensimmäinen asiayhteys (Koulutus, yritykseen tutustuminen)
15 - 18 v. KUVIO 6. Perheneuvosto ja eri ikäkaudet
Liiketoiminnassa mukana (ensimmäiset vastuut)
18 v. -
Luopumistuki (mentoriksi ryhtyminen)
60 v. -
3.4.
Rakenne ja kokoonpano
Suomalaisissa perheneuvostoissa varsinaisten jäsenten lukumäärä on yleensä 5-10. Olisi suotavaa, että jäsenyys kestäisi useamman vuoden, mutta yhtä tärkeää on jäsenten vaihtuvuus.
TEHTÄVÄ 9 Millainen rakenne toimii perheneuvostossanne? Miten perheneuvostonne puheenjohtaja valitaan? Millä kriteereillä voi tulla valituksi perheneuvoston jäseneksi? Miten varmistetaan tiedonkulku perheneuvoston ja yrityksen välillä?
Perheneuvoston kokoonpanossa kannattaa huomioida eri sukuhaarojen edustus, osaaminen ja kiinnostus. Neuvostossa on hyvä olla eri ikäpolven edustajia ja erilaisia osaajia sekä persoonallisuuksia. Pienessä suvussa perheneuvosto voi koostua vain sisaruksista. Olisi hyvä, jos toimitusjohtajan asemassa oleva perheenjäsen ei osallistu perheneuvoston kokouksiin varsinaisena jäsenenä, vaan tarvittaessa kutsuttuna asiantuntijana tai kokouksen alkukatsauksen esittelijänä. Tiedonkulku perheneuvoston ja yrityksen välillä varmistetaan esimerkiksi sillä, että yksi perheneuvoston jäsen kuuluu myös hallitukseen tai toimivaan johtoon.
3.5.
Kokoukset
Perheneuvoston kokoukset antavat jäsenille mahdollisuuden kehittää omia johtajuus-, neuvottelu-, kuuntelu- ja yhteistyötaitojaan sekä konfliktin ratkaisukykyään. On tärkeää, että kokouksissa asioista keskustellaan avoimesti ilman ”salaliittoja”.
TEHTÄVÄ 10 Miten määrittelette kokouksenne agendan ja valmistelette kokouksen? Kuka vastaa muistion tekemisestä?
Perheneuvostolla on hyvä olla säännöllinen kokousaikataulu, joka on ajoissa kaikkien asianosaisten tiedossa. Aktiivinen perheneuvosto kokoontuu tyypillisesti 3-4 kertaa vuodessa. Jokaisessa kokouksessa on oltava agenda, joka antaa keskustelulle tarvittavat ohjaavat raamit. Jokaisesta kokouksesta on myös hyvä tehdä muistio tai pöytäkirja, jolloin keskustelut ja päätökset on helppo palauttaa mieliin. Näin vältytään myös väärinymmärryksiltä. Kokouksissa puheenjohtajalla on tärkeä rooli. Hänen tulee olla kiinnostunut asioista ja innostaa kaikki keskusteluun. Puheenjohtajan tehtäväkuva ja vastuu on hyvä sopia yhdessä. Kokouksissa tehtyjen päätöksien toteuttaminen on vastuutettava ja toimeenpanoa on hyvä seurata.
3.6.
Toiminnan rahoitus
Omistaja- ja perheneuvoston toiminta sekä seuraajapolven koulutus aiheuttavat menoja, jotka eivät välittömästi liity yritystoimintaan. Elinkeinotulon verottamisesta koskevan lain (EVL) mukaan elinkeinotoiminnassa tulon hankkimisesta tai säilyttämisestä johtuneet menot ovat vähennyskelpoisia yrityksen verotuksessa. Tätä vähennysoikeutta on pidetty varsin laajana ja katsottu, että se pitää sisällänsä sekä välittömästi että välillisesti elinkeinotoimintaa edistävät menot. Omistajien yksityismenot eivät näin ollen ole vähennyskelpoisia kuluja. Yhtiökokouksen kulut ovat edellä mainitun mukaisesti katsottu yhtiölle vähennyskelpoisiksi. Yhtiökokouksen keskeinen tehtävä on edellisen vuoden toiminnasta kertominen ja tilinpäätöksen vahvistaminen. Tähän rinnastettavat tapahtumat ja tilaisuudet, joissa johto informoi omistajia yrityksen visioista, strategioista, tavoitteista ja tuloskehityksestä, ovat myös yhtiölle vähennyskelpoisia. On myös perusteluja sille, että omistaja- ja perheneuvoston ja omistajien eli osakkaiden koulutuskuluja voitaisiin pitää vähennyskelpoisina. On kuitenkin syytä tiedostaa, että tämän kaltaisiin kuluihin suhtaudutaan tapauskohtaisesti ja että verovelvollinen esim. tarkastuksen yhteydessä joutuu näyttämään, miten asianomaiset kulut liittyvät elinkeinotoiminnan tulon hankkimiseen tai säilyttämiseen. Näissä tapauksissa on siksi aina perusteltua, mieluiten jo etukäteen eli toimintaa suunniteltaessa, kääntyä veroasiantuntijan puoleen.
TEHTÄVÄ 11 Miten rahoitatte perheneuvostotoimintanne?
4.
PERHEEN KÄSIKIRJA
TEHTÄVÄ 12 Mikä on perheen käsikirjan laatimisen tärkein tavoite?
4.1.
Tavoitteet
4.2.
Laatimisen prosessi
Käsikirjan laatimisen ensimmäinen päätös liittyy prosessin osallistujiin. Yleensä on virhe, jos perheen patriarkka kirjoittaa säännöt yksin. Prosessiin on hyvä saada mukaan usea, eri roolissa oleva perheenjäsen. Pienemmissä perheissä tämä tarkoittaa koko perhettä, suuremmissa perheissä asiaa miettimään kootaan työryhmä. Tällöin koko perhe on sitoutunut prosessiin ja perheyrityksen jatkuvuuden edistämiseen.
Perheen käsikirjan tekeminen on prosessi, joka pakottaa keskustelemaan perheen arvoista ja tavoitteista. Prosessi on siten vähintään yhtä tärkeää kuin lopputulos. Prosessi etenee yleensä nopeammin, jos sitä on vetämässä perheen ulkopuolinen asiantuntija.
Käsikirjan ei tarvitse muodoltaan olla kirjallinen dokumentti. Se voi olla myös video tai perheen intranetissä. Tärkeää on, että se on omistajaperheen näköinen ja palvelee perheen tarpeita rakenteeltaan, muodoltaan ja sisällöltään.
Käsikirjassa yhdistyvät perheen toiveet, omistajan tarpeet ja yrityksen vaatimukset. Sen ensisijaisena tavoitteena on kuitenkin edistää perheen yhtenäisyyttä ja keskinäistä luottamusta sekä innostaa tulevia sukupolvia perheyrityksen omistamiseen.
Käsikirja voidaan tuottaa myös osissa eri kokoonpanoilla tai perustaa työryhmiä miettimään tiettyä teemaa.* Omistajuuteen liittyviä osakkuussopimuksia voidaan miettiä asianajajan kanssa ja perheenjäsenen työskentelystä yrityksessä keskustella perheen kesken.
Käsikirjassa määritellyt pelisäännöt vähentävät väärinymmärryksiä sekä edistävät oikeudenmukaisuuden tunnetta. Pelisääntöjen olemassaolo vähentää myös konfliktitilanteita ja auttaa niiden hallinnassa.
Käsikirjaa laadittaessa on tasapainoiltava perheen ja yrityksen tarpeiden välillä. Kiusalliset historian tapahtumat eivät saisi vaikuttaa liikaa käsikirjan sisältöön, esim. vuosia sitten perheyritystä johtanut kyvytön perheenjäsenen saa aikaan sen, että perheenjäsenen työskentelylle asetetaan liian korkeat kriteerit, mikä karkottaa osaavat perheenjäsenet muualle töihin.
Käsikirjan tekeminen kehittää perheessä tavoitteellista päätöksentekoa. Pelisäännöt selkeyttävät omistajaperheen ja yritystoiminnan suhdetta. Tämä auttaa perhettä voimaan hyvin sekä yritystä menestymään, koska energia suuntautuu yrityksen kehittämiseen, ei perheen sisäisten riitojen ratkaisemiseen.
TEHTÄVÄ 13 Miten perheyrityksessänne käsikirjan laatimis- tai kehittämisprosessi etenee?
Yksi sitouttamisen muoto on käsikirjan allekirjoittaminen. Allekirjoittajina voivat olla kaikki perheenjäsenet tai vain prosessiin osallistuneet. Mutta työ ei lopu vielä tähän.
Perheen säännöt ja toimintaperiaatteet kannattaa kirjata ennen kuin asia tulee ajankohtaiseksi tietyn tilanteen muodossa, esim. perheenjäsenen palkkaaminen yritykseen töihin.
Prosessiin kuuluu myös miettiä, miten käsikirja otetaan käyttöön. Siihen kirjatut arvot, säännöt ja toimintaperiaatteet pitää viedä käytäntöön.
Osa perheen käsikirjan sisällöstä voi olla kirjattuna myös osakassopimuksessa tai yhtiöjärjestyksessä.
Liian usein perheen vaivalla laatima käsikirja unohtuu kirjahyllyn perälle. Käsikirjaa pitää myös uudistaa aika ajoin toimintaympäristön, perheen ja yrityksen muuttuessa. Käsikirjaa arvioidaan ja tarkistetaan, jotta se pysyy ajan tasalla. Tämä ei ole merkki epäonnistumisesta.
Prosessiin osallistujat Tuottaminen
Rakenne, muoto Allekirjoittaminen
Sisältö
Päivitys
Kuvio 7 Käsikirjan laatimisen prosessi * Prosessissa voi olla mukana myös ulkopuolinen asiantuntija.
4.3.
Päätöksenteko
4.4.
Ennen kuin perheen käsikirjaa voidaan lähteä toteuttamaan pitää miettiä, kuka saa päättää mistäkin asioista ja miten päätökset tehdään. Päätöksenteon kannalta on tärkeää, että päätöksentekijöiden kriteerit yhdistetään perheyrityssysteemin rooleihin.
TEHTÄVÄ 14 Miten päätökset tehdään? Millä mandaatilla päätöksentekoon saa osallistua? Miten päätökset viedään käytäntöön?
Sisältö
Käsikirjan sisältöä mietittäessä on hyvä pitää mielessä, että se täyttäisi seuraavat kriteerit: -- Myönteinen -- Filosofinen -- Persoonallinen -- Osallistava -- Ammattimainen -- Prosessi- ja tavoitesuuntautunut
Kaikessa päätöksenteossa ei tarvitse olla kaikkien mukana. Tärkeää on kuitenkin osallistava päätöksenteko. Päätöksentekoon liittyy myös se, miten päätökset toteutetaan ja millä aikataululla. Lisäksi on hyvä miettiä toimintaperiaatteet, jos tehtyjä päätöksiä ei noudateta. Käsikirjalla ei ole lainsäädännöllistä sitovuutta, mutta se sitoo perheenjäseniä moraalisesti.
TEHTÄVÄ 15 Mikä käsikirjan osioista on perheyrityksessänne tärkein tai vaikein?
Käsikirjasta ei kuitenkaan kannata tehdä liian hienoa ja yksityiskohtaista. Sen pitää olla konkreettinen, mutta kuitenkin joustava. Se ei saa olla irti arkitodellisuudesta, jotta sen oikeutus ei kärsisi. Käsikirjan sisältö voidaan jakaa eri kokonaisuuksiin tai teemoihin (kuvio 8). Käsikirjaa tehdessä ei kaikkia osioita tarvitse miettiä yhtä aikaa, vaan se voidaan koostaa osissa tai keskittyä vain joihinkin osioihin. On erilaisia perheitä, joten on myös erilaisia sääntöjä ja toimintaperiaatteita. Käsikirjan sisältö riippuu täysin perheen tarpeista, koosta, yrityksen elinkaaren vaiheesta ja toimintaympäristöstä. Toiset säännöt eivät ole toisia parempia – ei ole olemassa oikeita vastauksia. Jokaisen perheen pitää löytää heille oikeat vastaukset.
Identiteetti
Perheen hallinta
Omistaminen
Perheenjäsen yrityksessä
Sukupolvenvaihdos
Historia
Missio ja visio
Jäsenyys
Kriteerit
Suunnittelu
Arvot
Kriteerit
Perheneuvosto
Valintaprosessi
Seuraajapolven valmennus
Kulttuuri
Osingonjakopolittiikka
Viestintä
Raportointi
Luopujapolven rooli
Irtautuminen
Konfliktien ratkaisu
Arviointi
Avioehdot
Tapaamiset
Palkitseminen
(Hyväntekeväisyys)
Kuvio 8 Käsikirjan sisällön teemat
Eläkkeelle jääminen
4.4.1.
Identiteetti
Perheen identiteetti kumpuaa historiasta. Perheyrityksessä perheen ja yrityksen historiat kohtaavat – muutokset perheessä vaikuttavat yritykseen ja päinvastoin.
TEHTÄVÄ 16 Mitkä ovat olleet perheen ja liiketoiminnan kannalta käännekohtia yrityksessänne? Mitkä ovat omistajaperheenne arvot eli toimintaperiaatteet ja tavoitteet? Miten nämä arvot ovat näkyneet arjessa?
Historian käännekohtia tarkastelemalla löytyy usein perheyrityksen arvot. Arvot näkyvät siinä, miten perhe tai yritys on ratkaissut haasteet, esim. miten sukupolvenvaihdoksissa osakkeet ovat jakaantuneet perillisten kesken tai miten yritys on käyttäytynyt edellisissä taantumissa. Arvot näkyvät myös yritykseen liitettävissä tarinoissa. Omistajaperheen arvot tulevat esille myös vastauksena kysymykseen: Mikä perheyrityksen omistamisessa minulle on tärkeintä? Arvot ovat sekä tavoitteita että toimintatapoja. Arvot antavat perheyritykselle mahdollisuuden kilpailuetuun, jos ne ovat erityisiä ja vaikeasti jäljiteltävissä. Perheenjäsenten pitää myös sitoutua toimimiseen arvojen mukaisesti. Perheen arvojen ilmentyminen yrityksen toiminnassa antaa perheelle motiivin jatkaa yrityksen omistajana. Arvot luovat perheyrityksen kulttuurin perustan. Perheen arvot näkyvät yrityksen kulttuurissa. Ne määrittävät yrityksen strategian suunnan ja toteuttamistavan sekä ohjaavat johtamis- ja palkitsemisjärjestelmien rakentamista. Jokainen yritys toimii joidenkin arvojen mukaisesti, vaikka niitä ei olisikaan kirkastettu sanoiksi. Perustajan arvot jäävät usein elämään perheyrityskulttuuriin, mutta yrityksen seuraavissa vaiheissa kulttuuriin vaikuttavat lisäksi muidenkin perheenjäsenten arvot. Toisaalta seuraava sukupolvi saattaa ilmentää edellisen sukupolven arvoja eri tavoin tuoden vanhoihin arvoihin uutta sisältöä.
4.4.2.
Omistaminen
Omistamisen missio eli perheen filosofia on yksi käsikirjan perusta. Omistamisen missio ja visio linjaavat toimintaperiaatteita ja sääntöjä. Kun perhe ymmärtää omistamisensa mission, sen on helpompi tehdä vaikeita päätöksiä omistajastrategiaan liittyen, esim. mikä on ydinosaamistamme ja missä haluamme sitä hyödyntää. Perheyrityksen menestymisen kannalta on tärkeää, että perheellä on yksi, yhtenäinen ääni eli omistamisen missio ja visio on selvä kaikille perheenjäsenille. Yhtenäiset arvot, missio ja visio ohjaavat käsikirjan muiden teemojen kysymysten vastauksia. Omistamiseen liittyy myös kysymys, kuka voi olla perheyrityksen omistaja ja miten varmistetaan, että omistajuus siirtyy seuraaville omistajille. Omistamiseen liittyviin asioihin saadaan juridista sitovuutta, jos ne kirjataan osakassopimuksiin. Osakassopimuksen lisäksi kannattaa miettiä avioehtoa. Aviopuolison omistamat perheyhtiön osakkeet kuuluvat avio-oikeuden piiriin elleivät puolisot ole tehneet avioehtoa. Avioliiton päättyessä ne otetaan huomioon tasinkoa laskettaessa ja jos muuta omaisuutta ei ole, perheyhtiön osakkeita voidaan joutua luovuttamaan tasinkona sukuun kuulumattomalle entiselle aviopuolisolle. Pätevä avioehto on välttämätön, kun perheyhtiön osakkeita omistetaan. Omistajaperheen tai perheyrityksen hyväntekeväisyyttä kannattaa miettiä siten, että se on linjassa perheyrityksen strategian kanssa ja tukee toiminnan strategisia tavoitteita.
TEHTÄVÄ 17 Missio ja visio -- Mikä on omistajaperheen elämäntehtävä? -- Millä eväin olette perheyritys vielä 20 vuoden päästä? -- Mitä haluatte omistaa? Kriteerit -- Kuka voi olla omistaja (avioehto, testamentti)? Osingonjakopolitiikka -- Millä perusteilla osinkoa jaetaan? Irtautuminen -- Miten yhtiön osakkeista pääsee halutessa eroon? Hyväntekeväisyys -- Millaista hyväntekeväisyyttä haluatte harjoittaa omistajaperheenä?
4.4.3.
TEHTÄVÄ 18 Kuka kuuluu perheeseen (puolisot, ex-puolisot, uuden puolison lapset…)? Miten, kenelle, mistä ja milloin viestitään? Milloin, missä, ketkä, kuinka usein tapaavat missä merkeissä? Millaisia konfliktitilanteita perheessänne on ollut? Miten konfliktitilanteet käsitellään perheessänne? Millainen on perheenne keskustelukulttuuri?
Perheen hallinta
Useimmissa perheyrityksissä hyvää hallintotapaa mietittäessä unohtuu perheen hallinta. Perheen hallintaa määritettäessä pitää ensin määrittää, kuka kuuluu perheeseen. Perheen hallinnan työkalu tai foorumi on perheneuvosto, jonka perustamisesta ja käytännöistä puhuttiin luvussa 3. Perheen käsikirjaan on hyvä avata perheneuvoston kokouskäytännöt. Perheen hallinta on muutakin kuin perheneuvoston kokouksia. Perheen tapaamiset eri yhteyksissä ja omistajien koulutukset ovat myös hyvää perheyrityksen omistajaperheen hallintaa. Viestintä on oleellinen osa perheen hallinta. On tärkeää, että viestiminen perheneuvoston päätöksistä on avointa ja että se tavoittaa kaikki perheenjäsenet. Pienen piirin salaseuratoimintaa on ehdottomasti vältettävä. Viestinnän kannalta on tärkeää, että tiedonkulku eri foorumien – yhtiökokous, hallitus, perheneuvosto – välillä on mietitty tarkkaan. Tämä toteutuu hyvin, jos esim. perheneuvoston puheenjohtaja on hallituksen jäsen tai toimitusjohtaja tulee pitämään perheneuvostolle yritystoiminnasta säännöllisesti katsauksen. Laajan omistajajoukon perheyrityksissä tehokasta ja nopeaa viestintää varten on kehitetty oma intranet. Yksi tähän erikoistunut palveluntarjoaja on www.trustedfamily.com
Konfliktien kohtaaminen ”Perhe ei rakenna olemassaoloaan sen jäsenten harmonisten suhteiden varaan, eikä se välttämättä hajoa jäsentensä välisten konfliktien tuloksena. Perhe elää niin kauan kuin vuorovaikutusta tapahtuu ja kuolee vasta, kun se lakkaa.” Burgess 1926 Perheneuvosto luo edellytykset perheenjäsenten avoimeen keskusteluun, mikä mahdollisesti tuo esiin aikaisemmin maton alle lakaistut asiat. Tunteet nousevat tällöin usein pintaan, jolloin syntyy herkästi konflikteja. Jokaisessa perheyrityksessä on konflikteja. Niitä ei pidä pelätä, vaan niitä on pyrittävä hallitsemaan. On olemassa erilaisia konflikteja. Ne voivat liittyä joko asioihin, prosesseihin tai suhteisiin. Perheen erinomaisuus ilmenee niiden ratkaisemisessa. Rakenteet auttavat konfliktien ehkäisemisessä ja ratkaisemisessa. Rakenteet voivat joskus myös tuoda konfliktit pintaan, koska niiden käsittelemiseksi on luotu tietty foorumi – perheneuvosto.
Perheenjäsenen työskentely yrityksessä
4.4.4.
Perheyrityksen ollessa pieni ja yhden perheen hallussa on varsin luonnollista, että perheenjäsenet työskentelevät yrityksessä. Lapset ovat mukana pienestä pitäen tehden heille sopivia tehtäviä. He kasvavat yrityksen mukana ja työskentely yrityksessä on heille itsestään selvää myös opiskelujen jälkeen. Vähintään serkkusukupolvessa olevassa yrityksessä pitää miettiä pelisääntöjä, milloin ja miten perheenjäsenet saavat tulla yritykseen töihin. Perheenjäsenen valinta tiettyyn tehtävään ei aina ole yrityksen kannalta paras mahdollinen ratkaisu. Pelkkä perheenjäsenyys ei enää riitä, vaan tarvitaan tehtävänkuvaan sopivaa osaamista ja kokemusta.
TEHTÄVÄ 19 Milloin, millä edellytyksillä (koulutus, osaaminen, kokemus), mihin rooliin? Onko samalla viivalla muiden hakijoiden kanssa?
Työskentely perheyrityksessä ei saa olla ”suojatyöpaikka” tai ”odotushuone”. Useiden asiantuntijoiden mielestä on hyvä, että perheenjäsenellä on kokemusta muistakin työyhteisöistä, varsinkin hänen hakeutuessaan perheyrityksen johtotehtäviin. Kokemus muualla työskentelystä kohottaa jatkajan itsetuntoa ja hän saa uusia näkökulmia myös perheyrittämiseen.
Oikeus vai etuoikeus?
Perheenjäsenen ylentäminen ohi pätevien perheen ulkopuolisten työntekijöiden syö myös muiden työntekijöiden motivaatiota. Osaavat henkilöt voivat jättää yrityksen tai eivät hakeudu lainkaan yrityksen palvelukseen.
Miten palkitaan?
Ei kuitenkaan sovi unohtaa, että perheenjäsenellä sitoutuminen ja motivaatio yrityksen kehittämiseen ovat yleensä vahvempia kuin perheen ulkopuolisella henkilöstöllä. Osaavia perheenjäseniä pitää joskus myös kannustaa hakeutumaan perheyritykseen töihin. Usein perheyritykseen mennään töihin liian varhain ja siellä ollaan töissä liian pitkään. Perheenjäsenen työskentelyyn perheyrityksessä kuuluu myös miettiä, milloin on sopiva ikä siirtyä eläkkeelle esim. toimitusjohtajan tai hallituksen puheenjohtajan tehtävistä.
Voiko raportoida toiselle perheenjäsenelle? Miten arvioidaan?
Onko määritelty milloin mistäkin roolista siirrytään pois?
4.4.5.
TEHTÄVÄ 20 Suunnittelu -- Miten, milloin, ketkä päättävät? Seuraajapolven valmennus -- Millaista, kenelle, miksi, miten? Luopujapolven rooli -- Millainen asema, rooli, tehtävä tulevaisuudessa? -- Miten turvataan luopujapolven taloudellinen asema?
Sukupolvenvaihdos
Sukupolvenvaihdos on edellytys perheyrityksen jatkuvuudelle. Amerikkalaisen tutkimuksen mukaan kolme tärkeintä syytä säilyttää yritys perheyrityksenä ovat: antaa lapsille mahdollisuus kehittyä, jatkaa perheen perinteitä ja pitää perhe yhdessä. Kaikki nämä syyt liittyvät perheeseen. Sukupolvenvaihdos on haaste, mutta myös mahdollisuus: uusi sukupolvi tuo uuden aikakauden. Sukupolvenvaihdos on muutostilanteena vaikea luopujan ja jatkajan lisäksi myös muille perheenjäsenille. Lisäksi henkilöstö ja asiakkaat kokevat usein epävarmuutta sukupolvenvaihdostilanteessa. Toisissa yrityksissä sukupolvenvaihdoksen ongelmana on sopivan jatkajan ja/tai sopivien jatkajien löytyminen ja toisissa yrityksissä jatkajiksi haluavia on liikaakin. Haasteeksi muodostuu siten joko jatkajan löytäminen, valinta tai sopivien roolien löytämien kaikille halukkaille jatkajille. Jatkajia voidaan valmentaa ja kouluttaa yrityksen johtamiseen, hallitustyöskentelyyn ja vastuulliseen omistamiseen. Tällöin heillä on osaamista ja työkaluja ottaa uuden roolin tuomat haasteet vastaan. Yleensä perheyrityksen omistajat ja johtajat kuvittelevat olevansa kuolemattomia ajatellen ”jos minä kuolen…”. Sukupolvenvaihdoksen suunnittelun lykkääminen on inhimillistä. Luopujien on silloin kohdattava kuolevaisuutensa. Toisaalta sukupolvenvaihdos voi tuoda esiin pinnan alla kyteviä kipukohtia: kuka on ”suosikkijatkaja”, miten omaisuus jaetaan oikeudenmukaisesti, miten selvitään sisarkateudesta jne. Sukupolvenvaihdos voi epäonnistua monesta syystä. Usein eri sukupolvet eivät ole tietoisia toistensa odotuksista ja toiveista. Jatkajapolvella ei välttämättä ole kiinnostusta jatkaa missään roolissa perheen yritystä. Tilanne saattaa olla myös se, että luopuja ei ole antanut jatkajalle mahdollisuutta kehittyä jatkajaksi. Sukupolvenvaihdoksen onnistumisen lähtökohtana ovat keskustelut eri sukupolvien toiveista. Avainasemassa on suunnitelmallisuus, joka vaatii aikaa. Sukupolvenvaihdoksen miettimistä ei koskaan voi aloittaa liian aikaisin. Sukupolvenvaihdoksen menestyminen edellyttää osapuolien sitoutumista prosessiin ja sovituista asioista kiinnipitämistä.
Lopuksi Perheneuvostotoiminta ja perheen käsikirja tehdään perhettä varten tukemaan ja ohjaamaan heitä omistajina. Kaikkien perheenjäsenten pitää tuntea ne omakseen, jotta ne toimisivat ja niihin voisi sitoutua, eikä ne koettaisi kontrollin välineeksi. Perheneuvostotoiminnan tavoitteena on, että perhe omistajana on enemmän kuin sen yksittäiset jäsenet. Perheellä pitää olla yksi, yhtenäinen ääni, jotta kaikki sidosryhmät tietävät, mihin suuntaan perhe yritystä haluaa kehittää. Yhtenäisen äänen saavuttaminen vaatii aikaa, ymmärrystä yhteisten tavoitteiden merkityksestä, perheenjäsenten välistä kunnioitusta ja arvostusta, valmiutta keskusteluun, aktiiviseen vuorovaikutukseen sekä joustavuutta. Usein tämä vaatii ulkopuolisen asiantuntijan mukanaoloa prosessissa. Prosessissa ei ole oikotietä. Jos perhe ei ole miettinyt mitä- ja miksi –kysymyksiä, se ei voi miettiä miten -kysymystä. Kaikki kysymykset ja niiden vastaukset liittyvät toisiinsa ja niistä muodostuu yhtenäinen kokonaisuus. Kun päätökset on tehty, perheenjäsenten pitää sitoutua ja toimia tehtyjen päätöksien mukaisesti. Yhdessä sovitut toimintasäännöt ja –politiikat ja toimiminen niiden mukaisesti lisäävät luottamusta perheenjäsenten välillä. Ne tuovat tiettyä turvallisuutta ja ennakoitavuutta päätöksiin. Kaikki tietävät millä säännöillä pelataan, esim. miten pääsen perheyritykseen töihin tai miten sukupolvenvaihdoksemme etenee. Perheneuvostotoiminta vahvistaa perhettä. Vahva perhe luo edellytykset menestyvälle perheyritykselle.
KIRJALLISUUTTA Aronoff, Craig E. & Ward, John L. 2002. Family meetings: How to build a stronger family and a stronger business. Family Enterprise Publishers. Aronoff, Craig E. & Ward, John L. 1996. Family business governance: Maximizing family and business potential. Family Enterprise Publishers. Aronoff, Craig E. & Ward, John L. 2002. Family business ownership: How to be an effective shareholder. Family Enterprise Publishers. Carlock Randel S. & Ward, John L. 2010. When family businesses are best. Palgrave Elo-Pärssinen Krista & Talvitie Eveliina, 2010. Perheyritys on enemmän. WSOY pro. Elo-Pärssinen Krista & Tunkkari-Eskelinen Minna, 2011. Perheneuvosto ja perheen käsikirja-luentomateriaali 24.5.2011 Ijäs Kirsti, 2005. Sukupuu: avain oman elämän ja perheen ymmärtämiseen. Kirjapaja. Jaffe, Dennis T. 2010. Stewardship in your family enterprise. Pioneer Imprints Klenfield, Jon D. 2010. The solutionist guide to family business. The Solutionist Group Montemerlo, Daniela & Ward, John L, 2005. The Family constitution: Agreements to secure and perpetuate your family and your business. Family Enterprise Publishers. Perheyritysten liitto ry, 2009. Hyvät hallintotavat perheyrityksissä – omistajuuden, liiketoiminnan sekä perheen hallinta www.perheyritystenliitto.fi/files/hyva_hallintotapaFINAL.pdf Tunkkari-Eskelinen, Minna. 2007. Suomalaiset perheneuvostot Whiteside, Mary E; Aronoff, Craig E. & Ward, John L. 1993. How families work together. Family Enterprise Publishers
PERHEYRITYSTEN LIITTO Perheyrityspalvelut
Museokatu 8 A 4, 3.krs, 00100 Helsinki www.perheyritystenliitto.fi www.perheyritysasiantuntijat.fi