Uutishuone / Blogit

Konttorityöstä mobiilityöhön

Julkaistu 15.03.2017

Toimisto ja toimistotyö ovat aina seuranneet aikansa mahdollisuuksia ja kulttuuria.

Alun perin toimistot olivat avotoimistoja, jossa tärkeänä pidettiin työaikaa ja työntekemistä helpottavaa valvontaa lähiesimiehen silmien alla. Tämä malli kehittyi sittemmin erinäiseksi määräksi sekamuotoja, jossa erilaiset koppi- ja avotoimistojen yhdistelmät olivat vallalla.

Tasa-arvoisuuden ajatusmallin lisääntyessä 60-luvulla siirryttiin varsinkin Pohjoismaissa enemmän koppikonttorimalliin, jossa kaikki työskentelivät rauhassa huoneessaan, mutta olivat kuitenkin työajan seurannan alla sekä saavutettavissa työpaikalla.

Työn tekemisen digitalisoituminen toi mukanaan suuren murroksen. Työssä ei välttämättä tarvittu enää lähiarkistoja ja suurta määrää paperia, vaan samaan tietoon päästiin käsiksi tietokoneiden kautta. Lisäarvo syntyi tiedon hallitsemisesta ja sen käytöstä. Tämä siirsi osaltaan työntekijöitä takaisin avotilaan, jossa tieto siirtyi nopeasti tiimien sisällä. Löydettiin arvoja kuten toisilta oppiminen ja tiedon jalostuminen, minkä lisäksi kustannusmielessä tilatehokkuus parantui.

Kun tieto- ja kommunikaatiotekniikka on kehittynyt, on kiinteän työnpaikan tarvetta alettu kyseenalaistamaan. Monissa tehtävissä kaikki tarvittava, kuten älypuhelin, kannettava ja pilvipalvelut, liikkuvat mukana. Enemmänkin pitäisi pohtia sitä, missä erilaiset tehtävät on parasta tehdä.

Tiimin keskeinen suunnittelu on hyvä tehdä samassa mukavassa tilassa muiden kanssa, suurta Excel-taulukkoa tai pitkiä sopimuspapereita on varmaankin paras tehdä rauhassa, esimerkiksi kotona yksin. Sidosryhmän edustajan tai asiakkaan voi tavata neukkarissa, asiakkaan luona, puhelimessa, Skypessä tai erilaisissa coworking-tiloissa. Tehtävät, joissa vielä tarvitaan papereita ja fyysisiä arkistoja, on varmaankin parasta tehdä toistaiseksi näiden lähettyvillä toimistotilassa ja vakituisella työpisteellä.

Työtä pitäisi siis tehdä pisteessä, joka parhaiten sopii sen hetkiseen tilanteeseen.

Tästä on syntynyt käsite monitoimitila, jossa pyritään kiinteiden työpisteiden minimoimiseen ja eri tavalla kalustettujen alueiden tekemiseen. Monitoimitilaa ja pienempää määrää työpisteitä tukee vielä kulttuuri, jossa tehdään myös liikkuvaa mobiilityötä ja etätyötä sekaisin fyysisen paikallaolon lisäksi.

Toimiston tulevaisuus

Toimistotalot ovat käytössä kokonaisajasta noin kolmanneksen. Silloinkin ne ovat yleensä käytössä vain puoliksi ihmisten liikkumisten, lomien ja etätyön takia. Valtava määrä investointeja makaa suuren osan ajasta tyhjinä, mutta lämmitettyinä ja vartioituina.

Tätä varten on rakennettu muun muassa pysäköintihalleja, ruuhkia varten ylimääräisiä kaistoja sekä tehty ylimääräisiä bussi- ja junavuoroja. Ihminen voi käyttää parikin tuntia päivässä vain työpaikkamatkustamiseen. Turhan ajankäytön lisäksi samalla vaikutetaan ympäristöön negatiivisesti.

Läsnäolo ilman fyysistä läsnäoloa on ollut tavoitteena kaikissa kommunikaatiotapojen kehityksessä. Kirje, puhelin, telefax, sähköposti, Skype – kaikissa näissä on saatu ilman omaa läsnäoloa viesti perille eri nopeudella ja eri tavalla.

Luonnollinen kehityksen jatkumo olisi, että seuraavaksi pystymme fyysisen läsnäolon tyyppiseen olotilaan, jossa ääni, elävä kuva ja kolmiulotteisuus yhdistyvät. Silloin voimme kaikki olla eri paikoissa – ja silti yhdessä töissä kun tarvitaan.

Tärkeintä on hyvin tehty työ, ei se missä se on tehty tai minä kellonaikana. Toki on aikaankin sidottuja tehtäviä kuten asiakaspalvelussa, mutta käsitellään tätä nyt yleistäen.

Kun työ tehdään sellaisena hetkenä ja sellaisessa olosuhteessa, mihin se parhaiten sopii, on lopputulos paras. Meidän tulisi siis pyrkiä työn tekemisessä tapoihin, jotka tukevat työn tekemisen vapauden mahdollisuutta. Näin saavutamme suuremman työtehokkuuden ja paremmat tulokset, työstä ja työpaikasta nauttimisen, paremman työhyvinvoinnin ja sitä kautta motivoituneen sekä tehokkaan henkilöstön.

Timo Rantala
Kiinteistösijoitusjohtaja, Fennia

Asiasanat

Lue myös nämä

Tilaa uutiskirjeemme tästä