Uutishuone / Haastattelut

Rakenteet vapauttavat aikaa keskustelulle ja oppimiselle

Kirjoittanut Mikko Pellinen Perheyritysten liitto

Julkaistu 03.05.2021

Philip Aminoff suunnittelee ajankäyttönsä huolellisesti – ja pitää huolta siitä, että kalenterissa on tilaa yllättäville mahdollisuuksille.

 

Mitkä asiat ovat mielestäsi tärkeitä periaatteita omistajan ajankäytössä?  

Pidä huolta  

Kaikkein tärkeintä on huolenpitoon perustuva asenne omistettua yritystä kohtaan. Vastuullista omistajaa tarvitaan siihen, että omistetusta kohteesta pidetään huolta, jotta yrityksen tulevaisuus näyttää mahdollisimman hyvältä. On tosi tärkeää, että omistaja mieltää voivansa pitää huolta yrityksestä joko suoraan tai välillisesti. Hyvin usein omistajan työvälineet muodostuvat laajan spektrin ja on tosi paljon asioita, mitä hän voi tehdä välillisesti. Hän voi valita parhaat asiantuntijat neuvomaan, varmistaa että hallitukseen valitaan henkilöitä, jotka ymmärtävät yrityksen oleelliset kysymykset ja hyvän hallintotavan, jotta hallitus tekee hyvät päätökset yrityksen toimitusjohtajasta.  

Kuka toimii, jos minä en? 

Omistajan ajankäytössä on tärkeää pohtia, mitkä asiat on tehtävä suoraan ja mitkä välillisesti. Mitkä ovat sellaisia asioita, jotka jäävät tekemättä, jollei omistaja puutu asiaan? On tilanteita, joissa omistaja voi huomata, että jos minä en tee, kukaan ei tule tekemään. Omistajan on tunnistettava tilanteet, joissa on toimittava.  

Omistajan läsnäolo 

Omistajan on hyvä varata aikaa myös omistajana näkymiseen. Yrityksillä on tiettyjä taitekohtia ja vaiheita, joissa omistajien on syytä olla vahvasti läsnä ja mukana. Tämä koskee läsnäoloa erityisesti yrityksen henkilöstön ja asiakkaiden suuntaan ja joskus myös mediaan päin.  

Varaa aikaa keskusteluille 

Omistajan on varattava riittävästi aikaa keskusteluille. Esimerkiksi isoja investointeja tehtäessä on tosi tärkeää, että päätöstä on edellyttänyt paljon vuorovaikutteista keskustelua omistajien, hallituksen ja toimivan johdon kesken. Kun keskusteluun käytetään riittävästi aikaa, luodaan edellytykset omistajien, hallituksen ja toimivan johdon välisen hallintoketjun toteutumiselle.  

Rakenteet auttavat ajankäytössä 

Omistajan on hyvä rakentaa hallituksen ja johdon kanssa toimintatavat, jotka varmistavat, että tietyt asiat tulevat ajallaan tehtyä vuosittain ja niihin käytetään tarvittava määrä aikaa. Esimerkiksi vuosikellolla ja rutiineilla varmistetaan, että sellaiset asiat, joissa omistajalla pitää olla rooli, toteutuvat.  

Varaa kalenteriin suunnittelematonta aikaa.  

Omistajan on syytä varata kalenteriinsa suunnittelematonta aikaa. On hyvin tärkeää, että tapaamiset omistajan kanssa järjestyvät tarvittaessa nopeasti ja omistajalla on mahdollisuus osallistua tärkeään keskusteluun silloin, kun jostain syystä siihen on tarvetta.  

  

 

Vastuullista omistajaa tarvitaan siihen, että omistetusta kohteesta pidetään huolta, jotta yrityksen tulevaisuus näyttää mahdollisimman hyvältä.

Miten itse suunnittelet ajankäyttöäsi omistajana ja hallituksen jäsenenä?  

Vuosikello luo raamin 

Vuosikellot toimivat runkona ajankäytön suunnittelulle. Suvun yrityksissä on käytössä vuosikellot, joiden avulla tiedämme mitkä asiat ja miten valmisteltuina tulevat mihinkin hallituksen kokoukseen.  

Matkoilla aikaa mahdollisuuksille 

Elo-syyskuussa on tiedossa seuraavan vuoden hallitusten kokousten kalenteriajat. Niiden mukaan suunnittelen ulkomaanmatkat. Pyrin suunnittelemaan ne siten, että kun tiedän osallistuvani johonkin tapahtumaan, varaan sen ympärille hieman tyhjää. Näin pystyn yhdistämään matkoihin tapaamisia, joita muutoin olisi ajankäytön puolesta mahdotonta toteuttaa.  Viikkotasolla olen toimistolla maanantaisin ja perjantaisin ja matkat ajoitan pääsääntöisesti tiistaista torstaihin.  

Taulukointi kannattaa 

Ajankäytön suunnittelussa olen monta vuotta käyttänyt ajankäyttötaulukkoa. Listaan siinä tehtävät ja montako päivää niihin vuositasolla kuluu. Kun sen tekee vuosittain, niin huomaa mistä voi vapauttaa päiviä. Se auttaa tunnistamaan aika- ja motivaatiosyöpöt. Taulukko on auttanut luopumaan joistain tehtävistä – ja myöhemmin huomannut, että olen saanut tilalle uusia, vielä innostavampia.  

Ajankäyttötaulukon kautta olen tunnistanut tehtäviä, jotka ovat ihan tärkeitä, mutta joiden lisäarvo muulle tekemiselle on olematon tai jopa negatiivinen. Omaa tehtäväsalkkua arvioidessa tärkeä periaate on ollut kokea, että omalla tekemisellä on merkitystä ja hyödyn itsekin siitä pasianssista uutta oppimalla. Jos en yksittäisessä tehtävässä opi sellaista, jota voin hyödyntää muualla, tehtävä jää helposti irralliseksi aikasyöpöksi. Tällaisetkin tilanteet on tärkeää havaita. 

Aikaa outouksille 

Olen pitänyt tärkeänä myös sitä, että aikaa pitää varata myös sellaisille ”ihmejutuille”, joista ei aina suoraan tiedä ovatko ne hyviä vai huonoja. Tämä koskee myös ihmisten tapaamisia. Se, että käyttää aikaa uuden oppimiseen, on tosi keskeistä.  

Arkistot kuntoon 

Ajankäytön yksi keskeinen näkökulma on myös hyvien arkistojen vaaliminen. Se vaatii riittävän kirkkaan arkistointilogiikan ja kurinalaisuutta, mutta säästää suunnattomasti aikaa, kun tietoihin on tarvetta palata. Arkistojen avulla pystyn löytämään nopeasti tarvitsemani tiedon siitä riippumatta, onko dokumentti fyysinen vai digitaalinen.  

  

Se, että käyttää aikaa uuden oppimiseen, on tosi keskeistä. Jos en yksittäisessä tehtävässä opi sellaista, jota voin hyödyntää muualla, tehtävä jää helposti irralliseksi aikasyöpöksi. 

Philip Aminoffin kalenteri rakentuu monenlaisista tehtävistä Suomessa ja maailmalla. Huolellinen ajankäytön suunnittelu kannattaa, sillä silloin kiireiseen arkeen saa mahtumaan myös aikaa sellaisille asioille ja yllättäville mahdollisuuksille, joita ei voi suunnitella viikkoja etukäteen. 

Millaisia periaatteita sinulla on ajankäytön priorisoinnissa?  

Saker skall skötas 

Sekä työtehtävissä että yksityisessä toiminnassa toimin niin, että ne asiat jotka pitää hoitaa tulee hoidettua. Se on sisäänrakennettu toimintamalli, silloin on paljon helpompi olla läsnä hetkessä, kun asiat ovat hoidossa.  

Rooleilla fokusta 

Keskeistä on se, että olen pyrkinyt jakamaan elämän kahtia niin, että on työhön liittyvät keskeiset tehtävät ja roolit ja niiden hoitaminen on yksi asia. Sitten on yksityinen Philip, joka hoitaa henkilökohtaiset ja perheeseen liittyvät roolit. Tämä jako menee läpi koko järjestelmän ja koskee muun muassa kirjeenvaihtoa ja arkistointia. Sitä kautta fokus on mahdollinen.  

 

Mistä asioista et mielelläsi tingi ajankäytössä? 

Sovitusta yhdessäolosta ei ole hyvä tinkiä 

Pyrin olemaan hyvin tarkka siinä, että jos olen sopinut tapaamisesta, pidän siitä kiinni. Vaikka tärkeä henkilö ehdottaa tapaamista tiukalla aikataululla tai saan kutsun houkuttelevaan tilaisuuteen, mutta se osuu aikaan, johon olen jo sopinut menon, en mielelläni muuta aiemmin sovittua.  

Tilaa mahdollisuuksille 

Suunnittelemattoman ajan suunnittelu on keskeistä sekä työssä, mutta myös perhepiirissä. Minulle on tärkeää, ettei täytä arkea liikaa, vaan siinä on tilaa myös odottamattomille mahdollisuuksille.  

 

Saker skall skötas

Omistajaperheen hyvissä käytännöissä ensimmäiseksi kohdaksi on listattu: ”Omistajaperhe varaa aikaa ja resursseja omistuksensa hallintaan ja johtamiseen.” Onko mielessäsi jokin sellainen teema, joka voi omistajaperheissä helposti jäädä ajankäytössä aliedustetuksi tai johon omistajaperheiden kannattaisi erityisesti kiinnittää huomiota?   

Toivon että sellaisia keskusteluja, joissa käydään avointa vuoropuhelua siitä, onko järkevää ja kivaa omistaa yhdessä, ja onko todennäköistä, että on yhtä järkevää ja kivaa omistaa tulevaisuudessa, käytäisiin riittävän paljon. Näihin keskusteluihin pitää sisältyä hyvin vahvasti se, mitä yhteisesti omistetulle kohteelle toivotaan tapahtuvan. Keskusteluissa ei ole pakko päästä yhteisymmärrykseen, vaan oleellista on saada kuulla erilaisia näkemyksiä siitä, mitä yhdessä omistetulle yritykselle voi tapahtua.  

Keskustelussa kannattaa muistaa, että ihmiset muuttuvat ja markkinat muuttuvat.  

Paitsi että ihmisten näkemykset muuttuvat, myös esimerkiksi omistajakunnan kokoonpano muuttuu. Esimerkiksi yhden keskustelua moderoineen perheenjäsenen kuolema voi johtaa siihen, että omistajayhteisö ei välttämättä toimi enää entisellä tavalla. Lisäksi on hyvä pitää mielessä, että perheyhteisössä tunteet ovat faktoja.  

Toimi kuin Gretzky 

Markkinoiden muutosta voi hahmottaa esimerkiksi miettimällä, mitä tapahtuu, että yrityksen tuotteiden markkinat katoavat tai räjähtävät. Wayne Gretzky on kuvannut loistavasti hyvän jääkiekkoilijan tietävän missä kiekko on, mutta parhaan tietävän, mistä se tulee seuraavaksi löytymään. Omistajien yhteisissä keskusteluissa syntyy kuva kiekon seuraavasta paikasta ja myös siitä, onko jääkiekko yhä meidän perheemme laji. Tällaiseen ihmettelyyn ei voi käyttää liikaa aikaa.    

Keneltä omistajalta haluaisit oppia ja mitä? 

Haluaisin kysyä Marjo Miettiseltä, mitä hän teki, jotta sukupolvenvaihdoksen jälkeisestä omistajastrategiatyöskentely tapahtui niin vuorovaikutteisesti nuoremman sukupolven ja luopuvan sukupolven välillä? Omistajastrategian päivittäminen sukupolvenvaihdoksen yhteydessä on todella mielenkiintoinen teema ja kuulisin mielelläni hänen kokemuksiaan siitä.   

Asiasanat
Omistajuus
Tilaa uutiskirjeemme tästä